2009年12月4日

管理キーワードという列 - SharePoint 2010

ドキュメントセンターというサイトテンプレートでサイトを作ると、その中の共有ドキュメントライブラリには「管理キーワード」という列が定義されています。この列の種類は先日の「管理されたメタデータ」なんですが、列を編集してみても特に編集できる設定はありません。

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図.「管理キーワード」列。特に編集できる設定はなし

 

この「管理キーワード」列、当然別のサイトやカスタムリストでも「定義済みの列」から再利用することができますが、いったい何に使うのか?新規に何かキーワードを入力するときには特に何の挙動もなくさくっと登録されるだけです。

しかし、何件かキーワードを登録しておくと、同じようなキーワードを入れたときに「推奨」してくれるようになります

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図.既に登録されているキーワードを推奨してくれる機能

要するにいろんな人が勝手にキーワードを登録してくれるのは結構なのですが、「ゆらぎ」が発生することを防いでくれます。喩えば「プリンター」なんてのを登録したときに人によっては「プリンタ」だったり「プリンター」(いないか?)と表記方法が異なってしまうことを未然に防いでくれるというわけです。

この列を1つ入れておくと、タグをみんなで登録することができて便利・・・かもしれません。

ここで入れたいろんなキーワードはシステムでもっているその名も「キーワード」という用語ストアにたまっていくようです。実際の運用ではこのストアの管理と付け方のリテラシーの方が問題かもしれませんね。

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図.システムのキーワードという用語ストアとリンクされている